「メールの返信、後でやろう」と思って気づいたら1日終わってた、なんてことありませんか。エアコン工事の現場から現場へ移動する合間に、ChatGPTでメール文面を作る自分のやり方を紹介します。
なぜChatGPTでメールを書くのか
現場仕事をしていると、事務所に戻ってから返信を書く余裕がない日が多いです。移動中や休憩中にスマホでサクッと下書きを作れると、その場で送信までできます。ChatGPTとClaudeの使い分けは「ChatGPTとClaudeを1ヶ月使い倒した本音比較」でも書きましたが、メールの下書きに関してはどちらでも同じようなやり方が使えます。
実際に使っているプロンプトの型
自分がいつも渡している情報はこの3つだけです。
- 相手との関係性（取引先・お客様・社内など）
- 伝えたい要件（見積もりの返信、日程調整、お詫びなど）
- 文章のトーン（かしこまって／少しカジュアルに、など）
例えばこんな渡し方をしています。
「お客様への返信。エアコン工事の日程を来週火曜に変更したい旨を、丁寧だけど堅苦しすぎない感じで」
この3点さえ渡せば、あとは出てきた文面を自分の言葉に微調整するだけで済みます。
時短になったポイント
件名も一緒に考えてもらう
本文だけでなく件名案も一緒に出してもらうと、メールソフトを開いてから悩む時間がなくなります。
定型文はテンプレ化して使い回す
日程調整やお詫びなど、よく使うパターンは一度いい形ができたら保存しておいて、次回は数値や日付だけ差し替えるようにしています。これだけでゼロから考える手間がなくなります。
送る前に必ず自分で読み直す
AIが作った文章をそのまま送ると、たまに言い回しが不自然だったり、事実と違う内容が混ざっていることがあります。ここは「AIでブログを書くメリット・デメリット」でも書いた通り、事実確認と最終チェックは自分の責任だと思っています。
まとめ
メール作成は、ブログ記事を書くよりもずっと単純な作業なので、AI活用の効果を一番感じやすい場面だと思います。iPhoneだけで仕事を回している方には特におすすめです。
コメント